Simplificar el Proceso de Inscripción Abierta

¿Cómo puede Recursos Humanos asegúrese de que su próxima inscripción abierta es el dolor de cabeza-libre como sea posible? El tiempo y la tecnología puede ser la clave. Este artículo discutirá estos y otros consejos para controlar el proceso de inscripción abierta de expertos en recursos humanos. Primero y ante todo la planificación inicial.

Comience pronto y temprano Casi nunca es demasiado temprano para comenzar a planificar la hora de abrir la inscripción. Muchos gerentes de recursos humanos a encontrar el éxito en el examen de los beneficios de los empleados de su empresa a principios del año en curso, para el año que viene. El proceso de toma de decisiones con respecto a si quedarse con el paquete de beneficios actuales o ir con algo nuevo debe ser continua durante todo el año.

Evaluar el rostro cambiante y las necesidades de su empresa Hay muchos factores que componen la decisión de quedarse con la vieja o ir con el nuevo jefe, entre los que destacan los costes y empleado cambia de perfil. Preguntas a considerar: ¿hay una necesidad de reducir los costos? ¿Debemos embargo, ofrecen un paquete de beneficios más rico para ser competitivo en la contratación y mantener buenos empleados? Son las necesidades cambiantes de nuestros empleados debido a los cambios demográficos? ¿Está nuestra población de empleados cada vez se compone de empleados de más edad, o los empleados jóvenes, empleados solteros o casados, o cualesquiera otros factores que determinan las necesidades de beneficios de los empleados?

La posibilidad de acceder, entender y definir la información actual del beneficio es clave para los gerentes de recursos humanos. Tener sistemas para capturar los datos de inscripción es útil para responder a preguntas tales como cuántos empleados están inscritos en cada plan, son la mayoría de las personas en situación de altos deducibles o del HMO y es la empresa adecuada para atender las necesidades de los empleados.

Desarrollar un plan de ataque para conseguir que todos juntos después de RRHH ha reunido y evaluado los datos de los empleados y dependientes, decidir qué tan pronto para ir al mercado a comprar los beneficios es el siguiente paso. Muchos gestores de encontrar que seis meses de antelación no es demasiado temprano para comenzar topografía del mercado. Noventa días es una buena cantidad de tiempo a asignar para las cotizaciones de varias compañías de seguros para ser recogida. Otros 90 días es necesario para revisar y efectuar cualquier modificación del plan. Eso sí que deja sólo un período de 90 días durante el año en recursos humanos tiene un respiro de estar involucrado en alguna parte de la planificación para la próxima inscripción abierta. Realmente es un ciclo interminable de revisión, análisis y planificación.

Una buena planificación es necesaria en todo el proceso de inscripción abierta.

Tener un sistema para comunicar cualquier cambio de beneficios a los empleados antes de la actual periodo de OE es un salvavidas para aquellos que han dominado el proceso, ya sea a través de la intranet o incluso notas pasadas de moda a los empleados con la frecuencia diaria, semanal o mensual, al menos inicialmente.

Asegurarse de que todos los "patos" se alinean para inscripciones de papel es otro paso importante. Cada empleado debe tener un paquete completo de los formularios de inscripción de cada plan - seguro médico, dental, de vida, discapacidad, visión, etc Estos paquetes deben incluir los formularios en papel matrícula, las explicaciones de beneficios, directorios de proveedores para cada plan, las instrucciones para completar formularios, etc O mejor aún, muchas empresas están pasando de papel basado en la inscripción abierta para realizar casi todos los aspectos en línea para automatizar el proceso.

HR puede ser que desee hacer un inventario de antelación, para asegurar que sus almacenes, agentes y / o representantes de las compañías de seguros están a la mano para explicar los beneficios y responder a preguntas de los empleados. Muchos gerentes de recursos humanos notar un mayor éxito cuando un montón de aviso avanzado y opciones se presentan a los empleados sobre los beneficios que asisten a reuniones / inscripción.

El gerente de recursos humanos debe asegurarse de que su departamento está muy bien formado para revisar todo resultó en formas para asegurarse de que se hayan completado y verificar su exactitud, asegúrese de que cada empleado ha presentado la información requerida y que todas las firmas se han obtenido. Los sistemas en línea también puede automatizar y simplificar este proceso.

Busque tecnología para ofrecer accesos directos en tareas que consumen tiempo como lo demuestra esta lista parcial de las tareas pendientes, inscripción abierta puede ser un proceso agotador en sí mismo. Muchos gerentes de recursos humanos han descubierto que a menudo puede evitar dolores de cabeza con la tecnología. La tecnología es cada vez más imprescindible para reducir costes, ahorrar tiempo, aumentar la precisión (y evitar la muerte de los árboles). Cuando la tecnología está en el lugar que proporciona las herramientas para revisar los beneficios para la planificación y realización. Ayuda a los administradores de recursos humanos para hacer un mejor seguimiento de la información sobre lo que ha sido y tiene que ser, hacer y ni siquiera les permite desarrollar alertas para asegurarse de que nada pasa desapercibido. Bien diseñados y la tecnología apoyada proporciona información oportuna y precisa a los empleados. Cuando se incluye la comunicación a los transportistas de las elecciones de los empleados, los beneficios se entregan con la misma fiabilidad que todas las compensaciones otro empleado, tales como cheques de pago. Ahorros Technology y el control adicional ha demostrado que abrir más tiempo para que el "importante". como la planificación, en lugar de la "urgente", que es demasiado a menudo el resultado de confiar en los procesos de papel para la entrega y el seguimiento de elegibilidad y matrícula.

A principios de año, la tecnología puede ser utilizada para facilitar el análisis a través de informes y reordenamiento de datos para analizar los patrones, hacer proyecciones sobre las necesidades futuras y proporcionar satisfacción.

Más tarde, el cumplimiento se puede simplificar haciendo que la información esté disponible en línea. Los empleados y gerentes directores de recursos humanos a menudo se puede utilizar la misma tecnología para transmitir electrónicamente los datos de matrícula a los transportistas para actualizar los cambios que se pueden realizar de forma rápida y sencilla sin tener que imprimir manualmente y llenar los formularios y esperar a que sea procesada por el transportista . La sencillez y la precisión que aporta la tecnología está generando en los procesos de casi todas las empresas de cada vez más definida en torno a la inscripción electrónica de los procesos de papel.

Por último, la FC puede asegurar que todos los empleados hayan completado los cambios necesarios e incluso puede configurar alertas durante todo el año para recordar cuando otras actualizaciones tendrá que hacerse. Paquetes de tecnología avanzada a menudo proporcionan un retorno de la inversión modelo, HR armar con las herramientas que necesita para ir al CFO para conseguir la financiación necesaria para llevar la tecnología al proceso. Para proporcionar un verdadero retorno de la inversión, la tecnología tiene que disponen de acceso de los empleados fácil y ser fáciles de usar, ofrecen la entrega completa de información sobre los beneficios de los empleados para tomar decisiones e inscribirse en sus selecciones, y transmitir los datos de inscripción en tiempo real a través de conexiones seguras electrónicos de todos los portadores que se utilizan.

Conclusión Con todos los datos requeridos en el proceso de inscripción abierta, puede muy fácilmente convertirse en un proyecto de dolor de cabeza boca abajo. Gerentes de recursos humanos que han pasado por lo mismo una y otra vez de acuerdo en que esto ayuda a tener un programa en el lugar que tiene en cuenta todos los aspectos, control y equilibrio. Con los más organizados, los procesos planificados y la tecnología emergente, la inscripción abierta puede llegar a ser más suave para los recursos humanos y todos los involucrados.

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